Vergi planlaması, işletmenizin mali süreçlerini düzenlerken en önemli adımdır. E-fatura kesme işlemi, bu süreçte şirketinizin kağıt fatura kullanımını ortadan kaldırarak işlemlerinizi dijital ortamda hatasız ve hızlı bir şekilde gerçekleştirmenize lanak tanır.
İş süreçlerinin dijitalleşmesiyle daha da önem kazanan vergi planlaması, işletmenizin finansal düzenini sağlamanız için oldukça önemli. Çünkü günümüzde e-fatura, maliyetleri düşürmenin yanı sıra vergi mevzuatına uygunluğu sağlamanın en etkili yollarından biridir. Özellikle dijitalleşen ticaret dünyasında geleneksel faturaların yerini alan e fatura hem işlem kolaylığı sağlar hem de zaman tasarrufu sunar. Ancak e fatura kesme sürecinde doğru sistem kurulmadığında hem yasal yükümlülükler yerine getirilemez hem de işlemler aksayabilir. Şirketinizin mali tablolarında hatalara neden olabilir ve cezai yaptırımlara yol açabilir. Peki, e-fatura nasıl kesilir ve nelere dikkat edilmelidir? Gelin, e-fatura kesmeniz için gerekli olan sistemleri, başvuru süreçlerini ve uygulama yöntemlerini birlikte inceleyelim.
E-Fatura Kesimi Adım Adım
E-fatura kesme süreci, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından oluşturulan koşullara uyumlu şekilde tamamlanmalıdır. Siz de aşağıdaki adımları takip ederek e-fatura düzenleme işlemini gerçekleştirebilirsiniz:
● Öncelikle GİB e-fatura portalı, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon seçeneklerinden biri kullanarak sisteme kaydolmanız gerekir. kayıt esnasında şirketinizin mali bilgileri doğrulanmalı ve sistem kaydı tamamlanmalıdır.
● Alıcı ünvanı, vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası eksiksiz girmelisiniz. Fatura tarihi, fatura numarası, tutar bilgileri de doğru şekilde yazılmalıdır.
● Satışı yapılan ürün veya hizmetin açıklamasını detaylı şekilde belirtmelisiniz. Bu aşamada KDV ve diğer vergilendirme işlemlerinin doğru hesaplanması önemlidir.
● Fatura oluşturulduktan sonra sistem üzerinden GİB’e onay için iletilmelidir. Onay sürecinin tamamlanmasının ardından fatura, alıcıya elektronik ortamda gönderilecektir.
Siz de bu adımlar takip ederek e fatura kesme sürecini doğru ve eksiksiz şekilde tamamlayabilirsiniz.
Kimler E-Fatura Kesmek Zorundadır?
Türkiye’de belirli kriterlere sahip işletmeler için e-fatura kullanımı zorunlu kılınmıştır. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği kurallara göre aşağıdaki işletmeler e-fatura sistemine geçmekle yükümlüdür:
● 2023 yılı ve sonrası için brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan işletmeler,
● E-ticaret faaliyeti yürüten firmalar,
● Komisyoncu, tüccar statüsündeki Hal Kayıt Sistemi (HKS) kullanıcıları,
● Akaryakıt, değerli maden, demir-çelik, alkollü içecek / tütün satışı yapan şirketler,
● Hasılat sınırı olmaksızın işletme belgesi olan oteller,
● SGK sözleşmesine sahip ilaç / medikal ürün satışı ya da sağlık hizmeti veren kuruluşlar.
Özellikle vergi planlaması açısından kağıt faturaya kıyasla daha avantajlı olması nedeniyle birçok firma gönüllü olarak bu sisteme dahil olmaktadır. Siz de bu kriterlere uymuyorsanız yine de isteğe bağlı olarak e-fatura sistemine geçebilirsiniz.
E-Fatura Kesiminde Dikkat Edilmesi Gerekenler
E-fatura keserken dikkatli olmanız gereken belli başlı hususlar bulunur. Çünkü yanlış veya eksik kesilen faturalar işletmenizin büyük vergi yaptırımlarıyla karşılaşmasına neden olabilir. Bu nedenle ilk önce tüm bilgilerin eksiksiz ve doğru olması gerekir. Alıcı adı, vergi numarası, ürün/hizmet açıklamaları, fiyat ve KDV oranları doğru girilmelidir. Yanlış veya eksik fatura numarası, müşteri bilgisi veya tutar, faturanın geçersiz sayılmasına neden olabilir. Ayrıca faturada uygulanacak KDV oranı, stopaj ve diğer vergiler hatasız hesaplanmalıdır. Yani tüm vergi hesaplamaları doğru yapılmalıdır. Yanlış bir KDV oranı veya eksik vergi hesaplaması, mali cezalar doğurabilir.
Faturanın kesim zamanı da oldukça önemlidir. Yasal süreler içinde kesilmeyen faturalar, muhasebe kayıtlarında sorun yaratarak şirketinizin ceza almasına yol açabilir. Faturanın GİB standartlarına uygun olmasına dikkat etmeniz gerekir. E-faturanın geçerli olması için GİB sistemine uygun şekilde hazırlanması ve onaylanması beklenir. herhangi bir hata sonucu yanlış kesilen e-faturalar ise alıcının onayı ile iptal edilebilir. Ancak, belirli bir süre içinde iptal edilmezse yasal yükümlülükler doğabilir. Eğer hata yapıldıysa iptal sürecine uygun olarak hareket etmeniz sorun oluşmadan işlemi iptal etmenizi sağlar. Dolayısıyla e-fatura kullanımı işletmenize maliyet avantajı sağlasa da doğru kullanım büyük önem taşır. Bu nedenle, sistemin doğru yönetilmesi için profesyonel muhasebe desteği alabilirsiniz.
Orka Bilgisayar, işletmenizin e-fatura geçiş sürecini sorunsuz ve hızlı hale getiren güvenilir çözümler sunar. Yasal uyumluluk ve otomasyon odaklı e-fatura yazılım entegrasyonları ile verimliliğinizi artırıp operasyonel yükünüzü azaltabilirsiniz.